各單位：

  為進一步簡化工作流程，提高工作效率，提升管理服務水平，學校将于2023年4月20日起正式啟用新版教職工因公涉外活動管理系統，現将有關事項通知如下：

  一、管理系統使用對象

  因公赴國（境）外執行公務，如參加國際學術會議、學術交流、合作研究、講學、培訓學習、合作訪問等活動的教職工。（出訪時間≤90天）

  二、因公涉外活動辦理流程

  網上申請→線上審批→紙質材料提交→護照辦理（因公信息采集）→簽證辦理→回國手續辦理（報銷、總結、回訪）

  三、管理系統使用須知

  1.申請入口：外事工作服務系統（http://ims.nuaa.edu.cn）

  選擇“出入境管理事務”→“教職工因公涉外活動管理”→ “出訪團組申請”→“出國/赴港澳/赴台灣申請”

  2.申請時間：至少提前2個月提交申請，赴港澳參加學術會議的團組須提前3個月提交申請（注：部分國家簽證審查時間大于一個月）

  3.申請準備：

 （1）邀請信

  寫明出訪目的、出訪時間、被邀請人的姓名和職務等信息、邀請人電子簽名或會議組委會簽章

 （2）日程信息：住宿城市、出訪路線、活動安排

 （3）航班信息：離境城市、是否需要中轉、入境城市

 （4）人員備案信息：家庭成員的姓名、年齡、政治面貌、工作單位、職務及居住地等

 （5）經費預算信息：經費來源、項目編号、項目名稱、經費負責人

  4.申請者應按要求填寫信息，并保證其真實性和準确性。

  5.申請提交後，系統将通過短信形式在重要節點通知申請者辦理情況，申請人也可以在系統内查詢并跟進辦理進度，及時下載打印紙質材料并提交。

  四、辦公地點及聯系方式

  出入境服務中心：明故宮綜合樓423辦公室 

  審核及材料收取：申雅梅 84892260

  任務批件辦理：董峰 84890762

  證照及簽證辦理：程虹 84893717（亞洲國家及地區）

            洪滔 84891310（非亞洲國家及地區）

  郵箱：abc@nuaa.edu.cn

教職工出國境辦理指南-申請階段.docx

國際合作處

2023年4月21日